GILCS

La Gestione Integrata dello studio Legale in versione Client Server ha una lunga storia, la prima versione del prodotto fu sviluppata per il sistema operativo DOS e lavorava con macchine a doppio floppy, sono seguite altre due generazioni di prodotto (GilWin e GilCS) ed aggiornamenti mensili che l’hanno sempre mantenuto in linea con le necessità del mercato e gli obblighi legislativi.

L’attuale versione è stata sviluppata per gli ambienti da  Windows 7 a Windows 10 e per l’utilizzo in ambiente “Cloud”

Il prodotto software è studiato per gli Studi di qualsiasi dimensione da piccola a media o grande che desiderano uno strumento di gestione e controllo di tutte le attività.

GILCS è in grado di preimpostare, raccogliere i dati relativi alle pratiche e a tutte le attività sviluppati da decine di professionisti o segretarie per lo Studio, organizzarli all’interno di DataBase centrali, di gestire tutti gli aspetti amministrativi dalle parcelle pro forma alla contabilità fiscale sino alle ritenute d’acconto, ma sopratutto è in grado di produrre una ricchissima reportistica che consente di verificare e controllare ogni aspetto gestionale dello Studio Legale.

Il software, nella versione più estesa, è in grado di gestire anche Studi Associati complessi con differenti sedi e consente di gestire indifferentemente prestazioni a tariffa o a tempo, come spese a valore a quantità o a tempo.

Il software è dotato di moduli differenti per il professionista, le segretarie, i responsabili di Studio in modo da consentire accessi più o meno semplici o articolati secondo le necessità, questi software possono lavorare in rete, fuori rete o via Internet secondo le esigenze.

Il software può essere protetto da password che ne abilita le diverse funzioni in relazione all’utente che si collega.

Caratteristiche in sintesi:

• modulo semplificato per il caricamento dei TimeSheet (TS) e delle spese;
• clienti, pratiche, professionisti e parcelle classificabili ampiamente ed a vari livelli;
• trattamento completo del movimentato, proformato, fatturato, incassato;
• completa rintracciabilità dei movimenti;
• gestione dei collaboratori;
• listini personalizzabili per pratica e cliente;
• gestione del tariffario forense;
• reportistica standard con centinaia di combinazioni di selezioni ed ordinamenti;
• stampe parametrabili dall’utente;
• stampe esportabili in formati standard (Excel…);
• parcellazione in Word o con report definibili dall’utente;
• funzioni di ricalcolo automatico degli importi delle parcelle;
• gestione valute;
• gestione parcelle intercompany o per gruppi internazionali;
• Caricamento dati off line;
• Caricamento dati via Internet;
• Controlli di congruità e correttezza dei dati;
• Gestione password a vari livelli;
• Menù dipendenti dalle password;
• Uso di tecnologia Client Server con data base Access o MS SQLServer;

GESTIONE PRATICHE

Per ciascun cliente si possono aprire tutte le pratiche necessarie, ciascuna con propri dati caratteristici, le varie parti, controparti, soggetti di riferimento, valore, oggetto, proprietario della pratica, responsabile, data apertura, chiusura ecc.

TARIFFE e PRESTAZIONI

GILCS consente di mantenere attivi contemporaneamente sistemi tariffari differenti, consente la gestione completa della valorizzazione a tempo, la gestione di onorari diversi per soggetti differenti e di calcolare sia a tempo che a tariffa la parcella. Il tariffario puo’ essere gestito direttamente dall’utente ed essere aggiornato dal produttore.

Si possono gestire listini personalizzati per cliente e ricalcolare a posteriori ogni prestazione delle pratiche in modo automatico.

ANNOTAZIONI E MEMORANDUM

Alcune prestazioni del professionista richiedono, oltre ad una valorizzazione di tipo economico, la memorizzazione di informazioni o note e commenti che possono essere utili sia ad una ricostruzione a posteriori della pratica sia per informazione del cliente. A questa necessità l’applicazione GILCS risponde permettendo all’utente di inserire nell’elaboratore tutte queste informazioni e di ritrovarle successivamente con estrema rapidità ed in modo ordinato sia per data che per pratica.

GIORNALE DELLE PRESTAZIONI

È l’elenco cronologico delle prestazioni fornite ai clienti e dei movimenti subiti dalle pratiche. È possibile gestire le pratiche sia a tariffa che a tempo. L’utente attribuisce periodicamente alle singole pratiche tutte le spese sostenute, tutti i diritti e gli onorari. Per fare ciò l’operatore può avvalersi di un archivio delle prestazioni di base, precedentemente impostato. E’ possibile memorizzare anche gli acconti ricevuti dal cliente ed eventualmente anche il tempo dedicato da ciascun professionista o componente dello studio. Per quanto riguarda le prestazioni a tempo, possono essere utilizzate esclusivamente a fini statistici o per la parcellazione È anche possibile una combinazione di entrambi i metodi.

ANALISI GESTIONALI E REPORTING

GILCS è dotato di raffinate procedure per l’analisi dei movimenti e delle prestazioni attribuite alle pratiche, così da consentire un vero e proprio controllo di gestione dello studio. Più compiutamente la procedura può estrarre, a richiesta, svariate forme di schede, come la scheda del cliente per pratica da data a data, elenco dei fondi spese parcellati o no, oppure informazioni per analisi interne del tipo: quanto ho parcellato in onorari, in spese per telefono, fotocopie, ecc…; quanto tempo ha dedicato l’Avvocato X alla pratica Y, ecc… È possibile ottenere, con la frequenza e la periodicità desiderate, stampe suddivise per cliente con lo stato di avanzamento relativo a ciascuna pratica aperta.

PARCELLAZIONE

Vengono emesse parcelle dettagliate o sintetiche per pratica e/o per cliente, parcelle “pro-forma” o definitive, applicazione della ritenuta di acconto a secondo del tipo di cliente (ditta o privato), evidenziazione degli importi per la cassa dell’Ordine, aggiornamento automatico della posizione contabile del cliente (totale maturato, totale già fatturato, esposto, ecc…). Inoltre è possibile rendere definitive le parcelle “pro-forma”, ottenere l’elenco di tutte le fatture di cui non è pervenuta la certificazione della ritenuta d’acconto. Infine la parcellazione definitiva può compiere, in modo totalmente automatico, le registrazioni di contabilità fiscale sia dell’emissione che dell’incasso, ottenendo direttamente i registri IVA e degli incassi. La forma grafica della parcella è ampiamente personalizzabile direttamente dall’utente; si possono definire parcelle a una o più colonne, con differenti formati di carta; possono essere definite a piacere tutte le scritte della parcella, la dimensione e la posizione dei singoli campi della parcella.

Varie utilità consentono il ricalcolo, in modo automatico, degli importi per modificare a ritroso i valori e adattarli all’incasso reale o la simulazione delle parcelle.

E’ disponibile  la produzione automatica della Fattura Elettronica in formato XML conforme alle specifiche ministeriali.

La Fattura Elettronica è utilizzabile sia nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni che di aziende private (B2B).

Infine è disponibile l’invio automatico e diretto delle fatture in formato PDF  per posta elettronica.

FUNZIONI AVANZATE

È possibile definire liberamente i la grafica della stampa, usare tabelle multilingua, esportare i dati in formato Word. È possibile simulare “a video” quello che avverrebbe in caso di parcellazione di una pratica, con la possibilità di fornire al computer l’importo totale desiderato della fattura, lasciando al computer l’onere di ricalcolarsi gli importi di dettaglio in modo da ottenere il totale desiderato. La procedura di parcellazione consente anche di gestire in automatico l’invio di solleciti di pagamento. In particolare, per gli Studi Associati, è possibile gestire anche le ritenute passive, relativamente ai collaboratori, con la compilazione delle schede dei percipienti e le certificazioni annuali. È anche possibile inviare dei solleciti ai clienti per le certificazioni di versamento ritenute non pervenute. Possono inoltre essere inviate lettere standard per il trattamento dei dati in base alla normativa della privacy e memorizzare nella pratica il ritorno dell’autorizzazione al trattamento.

AGENDA/SCADENZIERE DELLO STUDIO

La procedura gestisce automaticamente, in base alle caratteristiche di alcune prestazioni (es. rinvio a giudizio, rinviata udienza, avviso vendita all’incanto, ecc…), quelli che saranno gli impegni a venire relativi alle pratiche in corso. Così è possibile ottenere informazioni sull’attività da svolgere da parte dei vari componenti dello Studio, siano essi gli Avvocati o il personale di segreteria, in un periodo di tempo selezionato. Questo consente di poter pianificare in anticipo in base alle scadenze il lavoro da compiere. In particolare è gestibile l’agenda delle udienze, con la possibilità di stampa delle udienze del giorno o della settimana, suddivise per singolo professionista ed annotate con le informazioni di pertinenza: tribunale, giudice, ruolo, cancelleria, ecc… La realizzazione di questa procedura è stata particolarmente curata data l’estrema delicatezza richiesta dal trattamento delle scadenze in materia legale.

Su richiesta l’agenda può essere esportato o sincronizzata con agende elettroniche esterne come quelle di Outlook o di Google.

STUDI DI SETTORE

la procedura fornisce annualmente i dati dei compensi incassati nel formato richiesto per la compilazione del modello degli studi di settore, indicando le categorie e le relative percentuali di ricavi; nella gestione delle pratiche e delle anagrafi clienti sono già inserite le tabelle relative, per poter definire il tipo di attività svolta, la tipologia della clientela, ect.

CONTABILITÀ FISCALE

Procedura perfettamente rispondente alla normativa fiscale sia nella forma ordinaria che semplificata. Applica correttamente il criterio di cassa, gestisce i registri IVA acquisti e clienti, il registro cronologico delle operazioni, le schede cassa e banca, le schede di ciascun cliente e fornitore, liquidazioni periodiche IVA, dati riassuntivi per la dichiarazione dei redditi. La procedura viene già fornita parametrizzata per l’utilizzo, cosicché è possibile renderla operativa all’atto stesso della installazione, senza ulteriore fase di personalizzazione (anche se l’utente può apportare tutte le modifiche desiderate). Particolari accorgimenti la rendono semplicissima all’uso, così da non costituire serio impedimento l’eventuale poca dimestichezza contabile del personale. È possibile gestire contemporaneamente la contabilità di più professionisti e la contabilità degli studi associati, in quest’ultimo caso è completamente automatizzata la tenuta delle schede e delle varie incombenze legate alle ritenute d’acconto ai collaboratori ed ai corrispondenti. (Si veda la documentazione relativa €uroCnt)

CESPITI

Gestione dei beni per schede singole e registro dei beni ammortizzabili, con calcolo automatico dell’ammortamento annuale in base al tipo prescelto (ordinario, ridotto, anticipato, ecc.), calcolo della plusvalenza o minusvalenza in caso di alienazione del bene, simulazione di ammortamenti annuali e mensili.

ARCHIVIO DOCUMENTI (ArcheType)

Alla pratica possono essere associati i documenti relativi, siano essi prodotti dallo Studio o ricevuti dall’esterno. Con apposite funzioni di catalogazione, ricerca e memorizzazione, abbinando l’uso di sistemi di scrittura, scanner, fax computerizzati, ed altre apparecchiature si può realizzare un vero e proprio archivio magnetico sostitutivo in tutto e per tutto di quello cartaceo. (Si veda la documentazione relativa).